基层法院档案数字化的实践探索与路径优化——以霞浦法院工作为样本

一、调研背景与意义

数字时代浪潮下，档案数字化成为司法系统转型升级的重要支撑，基层法院档案作为司法活动的原始记录，其数字化建设水平直接影响审判质效与司法服务质量。最高人民法院印发的《关于推进人民法院档案数字化工作的通知》及《中华人民共和国档案法》等法规，为基层法院档案数字化工作划定了明确方向。当前全国基层法院档案数字化平均完成率为 80%，霞浦法院现有诉讼档案总量达125800余卷、198200余册、8145000余页，平均年度诉讼档案增长数量为8000余卷，12000余册。庞大的档案体量和增长速度对数字化工作提出了迫切需求。

霞浦法院作为基层司法实践的缩影，在档案数字化推进过程中积累了实操经验，也遭遇了共性难题。此次调研以霞浦法院为样本，系统梳理其档案数字化工作的实施现状，深度剖析成效与瓶颈，为数字时代基层法院档案数字化工作注入新动能。

二、霞浦法院档案数字化工作的实践开展

（一）档案数字化核心建设内容

档案资源数字化转化：霞浦法院档案涵盖诉讼、文书、会计、基建等多门类，目前已完成数字化的档案数据占比达 90.65%，其中诉讼档案按刑事、民事等案件类别分级立卷，分正副卷管理，已完成诉讼档案正副卷数字化数量114000余卷、183000余册。通过扫描、数据压缩技术，将纸质诉讼档案转化为标准化电子档案，截至目前累计扫描档案总页数达810余万页，建立案卷级与卷内文件级双层目录数据，实现档案信息结构化存储。

数字化管理体系构建：搭建“线上+线下”融合的管理框架。线上，依托一张网系统实现档案检索与利用，线上系统检索响应时间为20秒；线下，采用数据光盘、固态硬盘等介质进行备份，部分档案通过纸质存放档案馆，异地存放档案数量为60000余卷。

审判流程数字化协同：推动档案数字化与审判业务深度融合，采用“书记员记录+庭审视频”双模式采集庭审信息，庭审视频采集成功率为100%，构建“网上阅卷”平台，实现档案利用从线下接待向线上服务转型。

（二）档案数字化实施保障体系

专业化人员配置：组建涵盖项目负责人、档案员、著录人员、档案整理员、扫描员、图像处理员、质量检查员、装订员等岗位的工作团队。当前霞浦法院数字化团队总人数为9人，其中项目负责人1人、档案员3人、著录人员1人、扫描员2人、图像处理及质量检查员1人、档案整理及装订员1人，明确各岗位职责，形成“统筹管理—操作执行—质量监督”的全链条工作机制。

标准化流程规范：制定档案出库移交、扫描加工、图像处理、目录著录、审核备份、还原装订的标准化流程。通过《档案出入库记录表》《流程卡》，实现纸质档案流转全程可追溯，年度《档案出入库记录表》记录次数达100余次，流程审核通过率为100%。

资源投入保障：配置高速扫描仪、服务器、监控设备等硬件设施。自2017年开展数字化以来，外包服务费用总计500余万元，采用自行加工与外包服务相结合的模式推进工作，同步开展人员数字化技能与保密培训，累计开展培训20余场，参训人数达160余人次。

三、霞浦法院档案数字化工作的实践成效

（一）档案利用效能显著提升

数字化打破传统档案利用的时空限制，线上检索与调阅功能大幅缩短档案调取时间。数字化前，一件档案调取平均时间为30分钟，数字化后缩短至20秒，解决了基层法院档案查询效率低的痛点。同时，电子档案可重复利用特性避免了纸质原件老化损耗，降低纸质档案管理成本。

（二）审判工作质效优化

庭审视频与电子卷宗的应用，减轻了书记员笔录工作量，为法官办案提供更全面的信息支撑，法官办案平均周期大大缩短，推动案件办理全流程无纸化，目前无纸化办案案件占比达40%，助力司法资源合理配置。

（三）智慧法院建设夯实基础

档案数字化作为霞浦智慧法院建设的核心环节，为全流程无纸化办案提供支撑，数字化支撑全流程无纸化办案覆盖率达 40%，推动“互联网+司法”深度融合，提升基层法院司法服务的智能化水平。

四、档案数字化工作面临的问题分析

（一）成本与技术制约明显

数字化建设需大量资金用于设备采购、人员培训和系统维护。霞浦法院从2017年开展数字化工作以来，因为技术、资金等多方面原因，目前还无法实现深度应用，仅仅完成纸质卷宗图片化。同时，技术应用处于初级阶段，电子卷宗网上阅卷无法实现全文图片检索，新中国成立以来的老旧档案修复数字化占比仅为20%，后期还需额外投入修缮成本。

（二）人才队伍建设滞后

基层法院档案专业人才匮乏，霞浦法院档案专业人才占比仅为30%，多数档案管理人员为兼职，缺乏系统的数字化技能与保密知识培训，难以满足档案数字化专业化需求。

（三）全过程涉密管理风险突出

档案数字化加工中，外包公司的资质及综合实力，很大程度上决定了档案数字化最终成效。在实施过程中，若发生服务机构的备案证书和涉密资质证书被相关主管部门吊销、证书到期失效等情况，将会对档案数字化产生极其被动的影响。另外，外包人员流动性较大，监督存在漏洞，分级保密机制不完善等问题，让档案数字化加工存在泄密风险。

（四）认知与应用深度不足

在霞浦法院近年来档案数字化工作的实践中，部分员额法官受到办案惯性影响，排斥以电子卷宗为核心的信息化工具，仍依赖纸质档案，电子卷宗使用率低，数字化成果未充分发挥效能。数字化建设缺乏统筹规划，司法部门各系统数据互联互通不足，存在“信息孤岛”现象。

五、档案数字化工作深度应用的优化建议

（一）完善保障机制，强化顶层设计

建立“一把手”负总责的数字化工作领导小组，制定中长期发展规划，争取上级专项财政支持，落实档案数字化年度预算，保障档案数字化扫描、加工等核心工作推进；全面提升档案数字化建设质量，并逐步推进全流程“无纸化”模式。

（二）加强人才培育，打造专业队伍

构建“培训+考核+激励”人才体系。法院内部档案员通过聚焦数字化技能、安全规范及一张网平台的应用；外部通过明确外包人才配置标准，严格岗前保密培训。实行“月度抽检+项目考评”制度，内部人员考核重质效合规；外包考核看服务保密，精准衡量工作成效。健全激励机制，内部通过绩效考核倾斜、专业技能评优等举措，提升档案员工作积极性；外部人才可联合公司进行表彰，增强职业认同感。

（三）筑牢安全防线，规范数据管理

增强保密意识，切不可“一包了之”。通过培训，加强外包服务人员保密意识和防泄密反窃密本领；严格外包公司资质审核，签订保密协议，明确责任边界；对档案交接、数据处理等环节实施全程监督，建立工作日志、加工流水单、质检记录等，杜绝信息泄露风险；完善电子档案安全管理制度，采用权限管控、操作留痕等技术手段，对外包涉及的档案数据进行全程防护，确保数据安全可控。

（四）深化应用融合，打破信息壁垒

推进一张网档案模块与公检法办案平台的深度对接，实现跨部门档案数据互联互通，打破信息壁垒；优化互联网调卷服务平台，规范司法部门、国家机关及当事人、律师等线上调卷申请、审批、查阅流程，明确电子档案调阅权限，提升档案利用便携性；建立电子档案应用反馈机制，根据用户需求持续优化系统功能，推动电子档案在业务办理、决策支撑等场景的广泛应用。

六、结语

档案数字化是实现司法现代化和智能化的必然趋势。面对多重挑战，基层法院需以问题为导向，完善保障体系，加强人才培育、强化统筹规划，深化技术应用，通过档案数字化赋能司法服务，提升审判质效与司法公信力，为数字中国建设贡献基层力量。 （作者单位：霞浦县人民法院）